DIGITALE ARCHIVIERUNG

Ihre sämtlichen Belege werden bei Nutzung von Unternehmen Online im DATEV-Rechenzentrum archiviert – revisionssicher. Die physische Ablage Ihrer Geschäftsunterlagen für den vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren entfällt, wodurch Sie Arbeitsaufwand und Platz sparen. Nach der digitalen Archivierung durch „Ersetzendes Scannen“ können Sie die Originalbelege sogar vernichten. Für die Umstellung auf die digitale Archivierung sind rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Diese sind durch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ festgelegt.

Damit die Belege digital archiviert und die Papierbelege vernichtet werden können, sind die Einrichtung eines internen Kontrollsystems und die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erforderlich. Mit dieser Verfahrensdokumentation werden die Wege der Belege und entsprechenden Prozesse in Ihrem Unternehmen und unserer Kanzlei nachvollziehbar festgehalten. Das interne Kontrollsystem in Ihrem Unternehmen stellt sicher, dass bestehende Abläufe geprüft und Zuständigkeiten definiert werden. Technische und organisatorische Maßnahmen dienen als Grundlage, um die Umsetzung von Zielen sowie Entscheidungen der Geschäftsleitung zu garantieren.

Mit unserer Erfahrung und mithilfe von Musterprozessen und Musterdokumentationen unterstützen wir Sie gerne bei der Umsetzung der nötigen Vorgaben zur Einführung der digitalen Archivierung. Wir erarbeiten mit Ihnen individuelle Lösungen für Ihr Unternehmen und überprüfen auf Wunsch nach einiger Zeit, ob alle erforderlichen Vorgaben tatsächlich erfüllt werden.

Vorteile auf einen Blick

• Vernichtung der Papierbelege nach „Ersetzendem Scannen“ macht ein Papierarchiv unnötig, Ihre Ablage wird verschlankt
• Daten werden im DATEV-Rechenzentrum revisionssicher archiviert
• Zugriff auf die Belege und schnelles Auffinden derselben jederzeit möglich
• internes Kontrollsystem und Verfahrensdokumentation führen zur Überprüfung und Vereinfachung von Arbeitsabläufen